Digitalizar de facturas representa no solo el incremento de la eficiencia, sino el camino directo a la transformación digital, un paso inevitable de cualquier empresa, negocio u organización que desee crecer y estar a la vanguardia de las nuevas tendencias.
¿Por qué digitalizar las facturas?
La implementación de un sistema automatizado incrementa el nivel de fiabilidad de la contabilidad. A diferencia de las facturas en papel, introducir los datos de forma digital minimiza la tasa de errores y permite tomar decisiones con base en información precisa, en tiempo real.
Por otra parte, la digitalización contribuye a simplificar los pagos. Las tareas vinculadas al proceso son más rápidas y eficientes.
Solución integral
Otra diferencia respecto al procesamiento manual, es la posibilidad de monitorear la salida del dinero, de esta forma, logramos un mejor control de los gastos. Asimismo, reviste una reducción de hasta el 50% de los costes relacionados con la compra de tinta y papel, mientras contribuimos al cuidado del medio ambiente.
La digitalización resuelve los problemas derivados de la falta de espacio, ya que elimina la necesidad de almacenar las copias físicas de las facturas, todo queda registrado de manera electrónica.
Mayor eficiencia y ahorro
Los procesos basados en el papel son cosa del pasado, digitalizar, ahorra tiempo y dinero. A través de la creación de un sistema automatizado, no solo podemos mejorar la gestión de las facturas, sino lograr una integración global de la plantilla y elevar el nivel de eficiencia.
Además de la optimización de la comunicación interna de la empresa, avanzar hacia la transformación digital implica la oportunidad de utilizar los datos recopilados durante la facturación para mejorar el negocio.
En simultáneo, podemos seguir los patrones de gasto y, en función de ellos, establecer una estrategia de ahorro.
De igual forma, cabe la posibilidad de entender qué y cuándo compran los usuarios, así como incrementar la calidad del servicio de atención al cliente. El formato electrónico garantiza el acceso a la información de la compra, agiliza los pagos y elimina los desplazamientos hasta la oficina para preguntar por las facturas.
Herramienta de crecimiento
La automatización de los procesos de gestión de las facturas es una pieza clave en la escalabilidad. La decisión de digitalizar trae consigo mayor tiempo libre para dedicar a tareas que, en verdad, puedan favorecer el crecimiento de la empresa.
Escanear la información en formatos digitales facilita el papeleo y la extracción de datos puntuales sin tener que perder horas buceando en un mar de archivos y papeles.
Teniendo en cuenta que el procesamiento manual de grandes volúmenes de facturas es bastante lento y tedioso, la digitalización incide positivamente en la satisfacción de los empleados.
Por un lado, elimina las tareas repetitivas y, por el otro, previene afecciones físicas y psicológicas, entre ellas, síndrome del túnel carpiano, fatiga visual, tenosinovitis, trastornos musculoesqueléticos, estados de rechazo nervioso, ansiedad y estrés emocional.
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