Esta reunión también contó con la delegada de Festejos, Carmen Roldán, así como el concejal de Medio Ambiente, Miguel Alconchel, y el edil de Limpieza, Francisco Gil, además de la participación de las instituciones, entidades y colectivos implicadas en la organización del evento, así como la Hermandad de San Isidro Labrador y Nuestra Señora del Rosario; las asociaciones Amigos del Caballo y Amigos del Camino, la Policía Local, Protección Civil y Guardia Civil.
Así, durante el encuentro en el Ayuntamiento barreño, se supo que el número de carretas inscritas en esta edición es de alrededor 120. Como cada año, la parada prevista será en las inmediaciones de la venta El Frenazo y luego se continuará hasta llegar al paraje de la Montera del Torero.
El Plan Romero 2012 contempla también la instalación de retretes químicos en la zona recreativa, además de contenedores de basura y un servicio modular de atención sanitaria en un hospital de campaña cedido por el ejército y del acondicionamiento de un helipuerto en la entrada a Zanona por si hiciera falta la presencia de un helicóptero.
También habrá autobuses entre la localidad y la Romería las 24 horas, para los que se habilitará un carril exclusivo de acceso y se iluminará mejor la parada de autobús del área recreativa y se van a instalar 15 puntos de recogida de basuras con contenedores para reciclar.
La salida de la Romería está prevista para la mañana del sábado 28 abril sobre las 9 de la mañana, después de la celebración del responso y el regreso el domingo 29 de mayo a partir de las 4 de la tarde. Los caballos no podrán entrar las carretas,
